Het bestuur van Dorpsbelangen Erm houdt rekening met de nieuwe wet op de bescherming van persoonsgegevens.Vanzelfsprekend gaat het bestuur met de grootst mogelijke zorgvuldigheid met uw persoonsgegevens om want het betreft de privacy van haar leden.
Het verwerken van persoonsgegevens beperken we tot het minimum en deze worden in principe niet aan derden verstrekt maar gebruikt voor noodzakelijke doeleinden, dienstverlening en wettelijke verplichtingen. Het bestuur van Dorpsbelangen Erm deelt de gegevens niet met instanties of personen voor commerciële doeleinden.
De persoonsgegevens worden kort bewaard, we houden rekening met de wettelijke verplichte tijd. Het bestuur van Dorpsbelangen Erm is altijd bereid vragen over de Privacy bescherming te beantwoorden.
Ledenadministratie
Van alle leden en donateurs wordt vastgelegd:
a. Naam
b. Adres
c. Woonplaats
Deze gegevens worden verkregen door alle nieuwe bewoners te vragen naar deze gegevens en/of ze lid willen worden van Dorpsbelangen Erm en Achterste Erm.
De gegevens worden verwerkt in excel en op een usb-stick vastgelegd. De computer die gebruikt wordt is voorzien van een AntiVirus-scanner.
Deze gegevens worden gebruikt om jaarlijks de contributie bij de leden en donateurs te innen en om periodiek bij hun onze Dorpskoerier te bezorgen. De contributienota staat op naam en adres/woonplaats. Daarnaast worden deze gegevens gebruikt voor de uitnodigingen van de activiteitencommissie.
De gegevens van de leden en donateurs worden verzameld door het bestuur (elk bestuurslid heeft een gedeelte van het dorp) en de gegevens worden geregistreerd en bewaard door de penningmeester van het bestuur. Bij opzegging lidmaatschap, overlijden of vertrek worden deze gegevens verwijderd.
Nieuwe leden zullen worden gevraagd schriftelijk aan te geven of het akkoord is dat hun gegevens worden gebruikt om hun uit te nodigen voor activiteiten georganiseerd door Vereniging Dorpsbelangen Erm en Achterste en aan haar gelieerde commissies.
Bestuursleden
Uit de leden wordt een bestuur gekozen. Van deze bestuursleden wordt het volgende vastgelegd:
a. Naam
b. Adres
c. Woonplaats
d. Geboortedatum
e. Geboorteplaats
f. Datum indiensttreding
Deze gegevens worden vastgelegd bij de Kamer van Koophandel. Dit is ten behoeve van de juridische vertegenwoordiging van de vereniging.
Daarnaast worden nog de e-mail adressen en telefoonnummers vastgelegd ten behoeve van de onderlinge communicatie binnen het bestuur.
Bij uittreding worden al deze gegevens verwijderd.
Archief
In het archief van Dorpsbelangen worden de volgende gegevens vastgelegd:
a. Naam
b. Adres
c. Woonplaats
d. Kinderen
e. Geboortedata
f. Huwelijksdata
g. Woningdata
Deze gegevens worden verkregen door alle nieuwe bewoners te vragen naar deze gegevens. Indien iemand niet wil dat deze gegevens worden vastgelegd worden ze ook niet geregistreerd.
Deze gegevens worden voor historische doeleinden gebruikt. Ze zijn niet openbaar. Alleen zijn ze in te zien door de eigenaar van deze gegevens. Bij een jubileum/reünie (bijv. 150 jaar bestaan school) wordt bij uitzondering bijvoorbeeld een foto expositie gehouden. Bij een jubileum (80 jr., 85 jr. enz. en huwelijk 40 jr., 45 jr. enz.) van onze leden, behoudens degenen die daar geen prijs op stellen, wordt een bloemetje bezorgd door een van onze bestuursleden of bij overlijden een kaart.
Verzameling (vragen) geschiedt door de leden van de archiefcommissie. De gegevens zijn vastgelegd op papier en worden gedigitaliseerd en op usb-stick vastgelegd. De papierenversie wordt bewaard in de afgesloten archiefruimte in de kelder van het MFc in Sleen en kan door de eigenaar van de gegevens worden ingezien eens in de maand onder begeleiding van de archiefcommissie. De usb-stick is onder beheer van een archiefcommissielid.
Klaverjasgroep
Van deze groep wordt het volgende vastgelegd:
a. Naam
Een beperkt aantal leden en derden doen vrijwillig en door eigen opgave mee aan een Dorpsklaverjascompetitie. Uitnodiging geschiedt door middel van een naamloze algemene oproep. De gegevens worden vastgelegd om de stand van de competitie bij te houden. Dit geschiedt in een excel-bestand door een van de deelnemers en wordt aan het eind van het seizoen gepubliceerd in de Dorpskoerier.
Web-commissie
Een aantal van onze leden (4 a 5 personen) zijn vrijwillig lid van de web-commissie. Zij verzamelen gegevens en foto’s van openbare activiteiten en nieuwtjes enz. die worden geplaatst op onze web-site: www.erm.nu.
De web-commissie legt geen gegevens vast.
Activiteiten commissie
De activiteitencommissie, een beperkt aantal van onze leden die zich vrijwillig hebben aangemeld, legt geen gegevens vast.
Voor uitnodiging van een activiteit voor leden en donateurs worden de gegevens van onze ledenadministratie gebruikt.
Voor uitnodiging van een kinderactiviteit wordt gebruikt gemaakt van de onderlinge kennis van de activiteitencommissie. Ons dorp is van dien grootte dat iedereen iedereen kent en op basis daarvan worden kinderen uitgenodigd.
Bloementeam
Van deze groep wordt van de coördinatoren het volgende vastgelegd:
a. Naam
b. E-mail adres
c. En op verzoek van een coördinator zijn/haar telefoonnummer
De naam en e-mail adres/telefoonnummer van de coördinatoren is vastgelegd ten behoeve van de uitnodiging voor de periodieke bijeenkomst om de planten te vervangen.
De coördinatoren hebben zichzelf vrijwillig aangemeld. Registratie, op usb-stick, is bij de penningmeester van Dorpsbelangen die ook de uitnodigingen verstuurd. Bij uittreding wordt de naam verwijderd.